Nguyên tắc 2 phút đã được rất nhiều người ứng dụng để cải thiện hiệu suất công việc. Cách áp dụng cực đơn giản, nhưng có thể giúp bạn khắc phục hiệu quả rõ rệt tính trì hoãn trong cuộc sống và công việc hằng ngày.

Sẽ không sai khi nói rằng: Thách thức lớn nhất với bất cứ ai chính là sự lười biếng hay độ ì. Bởi sẽ rất khó để thay đổi thói quen cũ cũng như mạo hiểm bắt tay vào cái gì đó mới. Do đó, nguyên tắc 2 phút sẽ là cứu tinh cho tất cả mọi người vượt qua sự lười biếng.

1. Nguyên tắc 2 phút là gì?

Tác phẩm “Getting Things Done” của David Ailen đã định nghĩa Quy tắc 2 phút rằng: “Nếu một công việc nào đó bạn có thể hoàn thành trong vòng 2 phút hoặc ít hơn, hãy ngay lập tức thực hiện nó”.

Bằng cách tuân thủ nguyên tắc này, mỗi người nhanh chóng vượt qua sự trì hoãn khi bắt tay vào hành động và giải quyết nhanh chóng những công việc nhỏ, tránh tình trạng tồn đọng công việc. 

Đây chính là một chiến lược giải quyết công việc vô cùng đơn giản. Bởi hầu hết công việc mà chúng ta trì hoãn đều không khó để làm. Ngược lại, chúng ta hoàn toàn có đủ khả năng để thực hiện chúng, chỉ là chúng ta đang trì hoãn nó vì cảm thấy chưa cần gấp, để rồi sau đó lại quên mất điều cần làm.

Chẳng hạn như việc vứt rác, xếp dụng cụ lại chỗ quy định sau khi sử dụng, … Nếu chúng ta trì hoãn việc vứt rác, bàn làm việc sẽ trở nên bừa bộn, trong khi việc vứt rác chỉ mất 5s. Tương tự như vậy, việc xếp dụng cụ lại đúng chỗ cũng chỉ mất 5s – nhưng thường bị trì hoãn.

2. Cách ứng dụng Nguyên tắc 2 phút

Có rất nhiều công việc nhỏ nhặt hằng ngày thường bị chúng ta trì hoãn. Trong khi đó, nhiều khi chúng ta chỉ tốn chưa đến 2 phút để hoàn thành. Thói quen này sẽ khiến chúng ta bị choáng ngợp vào cuối ngày/cuối hạn khi danh sách việc cần làm vẫn dài dằng dặc.

Để áp dụng hiệu quả nguyên tắc 2 phút trong công việc cũng như cuộc sống, bạn cần phải tuân thủ 2 nguyên tắc chính:

Nguyên tắc 1: Thực hiện ngay nếu công việc đó chỉ tốn thời gian chưa đến 2 phút

Hãy rèn luyện thói quen suy nghĩ rằng: Việc này chỉ mất chưa đến 2 phút thực hiện thôi. Và sau đó đứng lên hoàn thành công việc ngay lập tức.

Nguyên tắc 2: Bắt đầu làm việc trong 2 phút để tạo thói quen mới

Tuy nhiên không phải mọi ước mơ đều có thể hoàn thành ngay lập tức trong vòng 2 phút mà cần nhiều sự nỗ lực hơn thế. Nhưng để bắt đầu, mỗi chúng ta chỉ cần 2 phút là đủ. Vạn dặm trường bắt đầu từ một bước chân.

• Muốn rèn luyện thói quen đọc sách mỗi đêm, hãy bắt đầu bằng việc “đọc 1 trang sách trước khi đi ngủ”
• Muốn rèn luyện thói quen chạy bộ mỗi sáng, hãy bắt đầu bằng việc “xỏ chân ngay vào giày chạy bộ”
• Muốn trở thành kỹ thuật viên giỏi, được khách hàng yêu quý, hãy bắt đầu bằng việc “lắng nghe và giải quyết tốt vấn đề của khách hàng”

Bất kỳ mục tiêu to lớn nào cũng sẽ trở nên đơn giản và gần gũi hơn khi bắt đầu với 2 phút. Điều quan trọng nhất khi tạo lập thói quen mới chính là việc bắt đầu – không chỉ duy nhất một lần đầu, mà là cả những lần sau nữa. Đây không phải chỉ là vấn đề về hiệu suất, đây còn là việc chúng ta hướng tới những hành động kiên định hơn trong tương lai. Trong nhiều trường hợp, việc dám bắt đầu đôi lúc còn quan trọng hơn cả làm cách nào để thành công. 

3. Ưu điểm của Nguyên tắc 2 phút

Từ kỹ thuật Pomodoro cho đến ma trận Eisenhower, dường như chúng ta có vô số cách để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, nguyên tắc 2 phút là phương pháp đơn giản nhất, dễ ứng dụng nhất.

Dưới đây là một số ưu điểm của Nguyên tắc 2 phút:

Không cần quy trình phức tạp

Hầu hết nguyên tắc khắc phục tính trì hoãn đều xuất phát từ việc lập kế hoạch chi tiết và chia nhỏ mục tiêu để dễ thực hiện. Tuy nhiên, Nguyên tắc 2 phút không yêu cầu người dùng thực hiện bất cứ kế hoạch nào. Thay vào đó, chúng ta chỉ cần thay đổi cách suy nghĩ và tập thói quen hành động ngay lập tức:

• Sử dụng tua vít xong > Cất ngay vào hộp đựng để đảm bảo bàn làm việc luôn gọn gàng
• Nhớ ra cần có 1 máy cần gọi lại để báo tình trạng máy cho khách > Hãy gọi ngay không trì hoãn, để tránh bị quên
• Khách hàng cũ nhờ check giá linh kiện > Check và báo giá luôn cho khách

Ngăn chặn sự trì hoãn trước khi bắt đầu

Nguyên tắc 2 phút sẽ giúp mỗi chúng ta thoát khỏi cái bẫy của sự trì hoãn bằng cách tránh nó ngay từ đầu. Thay vì thêm một nhiệm vụ vào danh sách dài những việc cần làm rồi tìm thời gian thích hợp trong tương lai để hoàn thành nó thì với Nguyên tắc 2 phút, chúng ta sẽ hành động ngay bây giờ và nhanh chóng hoàn thành chúng. 

Tạo động lực qua từng chiến thắng nhỏ

Thông thường, mỗi ngày chúng ta đều phải đối diện với rất nhiều công việc lớn nhỏ khác nhau. Khi áp dụng Nguyên tắc 2 phút và hoàn thành từng công việc nhỏ, điều đó sẽ tạo cảm giác phấn khích để thúc đẩy chúng ta hướng tới các công việc tiếp theo.

Khả năng ứng dụng linh hoạt

Nguyên tắc 2 phút có thể áp dụng  linh hoạt trong mọi lĩnh vực, công việc khác nhau, cho mọi đối tượng khác nhau. Một nhân viên văn phòng, kế toán hay kỹ thuật viên cũng đều có thể thoát ra khỏi thói quen trì hoãn và cải thiện được hiệu suất làm việc của mình.

Quy tắc 2 phút sẽ không nói về kết quả bạn đạt được, mà nó định hướng tới quá trình chúng ta bắt tay hoàn thành công việc đó.

Đừng để thói quen trì hoãn tiếp tục cản trở con đường thành công của bạn. Hãy áp dụng ngay Nguyên tắc 2 phút để chiến thắng vũng bùn trì trệ và lười biếng. Dám bắt đầu, dám dấn thân và không ngại thách thức – chỉ với 2 phút, chúng ta hoàn toàn có thể tận dụng làm bước đệm để tiến tới thành công.