Quản lý thời gian hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng giúp người thành công duy trì và phát triển sự nghiệp cũng như cân bằng cuộc sống cá nhân. Dưới đây là 10 cách quản lý thời gian hiệu quả mà 24h Group đã tổng hợp được.

1. Lên kế hoạch cho ngày mới từ buổi tối hôm trước

Người thành công thường quản lý thời gian hiệu quả bằng cách lập danh sách việc cần làm từ trước, để sáng hôm sau bắt tay vào công việc ngay. Việc lên kế hoạch trước giúp họ sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên và giảm căng thẳng khi bắt đầu ngày mới.

2. Sắp xếp công việc ưu tiên theo quy tắc 80/20

Nguyên tắc Pareto 80/20 cho biết 20% công việc quan trọng nhất thường tạo ra 80% kết quả. Do đó, người thành công thường ưu tiên thời gian cho những công việc mang lại kết quả lớn trước. Điều này sẽ giúp những công việc quan trọng được hoàn thành một cách tốt nhất.

3. Ứng dụng phương pháp Pomodoro hàng ngày

Pomodoro là phương pháp quản lý thời gian với chu kỳ làm việc tập trung 25 phút và nghỉ ngắn 5 phút. Sau 4 chu kỳ thì nghỉ dài 15-30 phút. Phương pháp này giúp người thực hiện duy trì sự tập trung và giảm thiểu căng thẳng. Nhờ đó, công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng nhất. Nếu bạn đang gặp các vấn đề về khả năng tập trung và hiệu suất công việc kém, hãy thử áp dụng phương pháp này.

4. Đặt mục tiêu và chia nhỏ công việc

Người biết cách quản lý thời gian hiệu quả thường đặt ra mục tiêu cụ thể và chia công việc thành từng bước nhỏ để dễ dàng hoàn thành. Điều này không chỉ giúp họ tránh bị choáng ngợp vì khối lượng công việc lớn mà còn tạo cảm giác tiến bộ từng bước mỗi ngày, tăng động lực làm việc hiệu quả hơn.

5. Học cách nói “Không”

Người biết cách quản lý thời gian hiệu quả là người biết khi nào nên từ chối những việc không quan trọng hoặc không phù hợp. Bằng cách nói “Không” một cách có chọn lọc, người thành công có thể tập trung tối đa thời gian và công sức cho những việc thật sự cần thiết.

6. Tận dụng thời gian trống một cách hiệu quả

Bên cạnh việc sắp xếp thời gian, người quản lý thời gian hiệu quả cũng là người biết tận dụng thời gian di chuyển, chờ đợi bằng cách đọc sách, nghe podcast, hoặc lên ý tưởng mới. Thời gian nhỏ lẻ khi di chuyển chờ đợi cũng có thể giúp họ thu nạp thêm kiến thức hoặc chuẩn bị sẵn sàng cho những công việc tiếp theo.

7. Xây dựng thói quen và tạo lịch trình cố định

Người thành công thường có những thói quen tự động hóa như kiểm tra email vào thời điểm cố định, thực hiện các công việc giống nhau vào cùng khung giờ mỗi ngày. Điều này giúp tiết kiệm năng lượng cho các quyết định quan trọng hơn.

8. Làm việc vào giờ cao điểm của bản thân

Họ biết đâu là thời gian trong ngày mà mình tập trung tốt nhất. Giờ cao điểm này được dành cho những công việc quan trọng nhất, đòi hỏi sự tập trung cao. Thời gian thấp điểm sẽ dành cho các công việc dễ dàng hơn.

9. Kiểm soát sự phân tâm

Để làm việc hiệu quả trong thời gian đã định, người thành công sẽ luôn giảm thiểu tối đa các yếu tố phân tâm bằng cách tắt thông báo điện thoại, hạn chế kiểm tra mạng xã hội và sắp xếp không gian làm việc gọn gàng.

10. Tự thưởng cho bản thân sau mỗi thành tựu nhỏ

Việc tự thưởng sau mỗi thành tựu nhỏ là cách tạo động lực và niềm vui trong công việc. Người thành công không chỉ làm việc liên tục mà còn biết dừng lại để nghỉ ngơi và thưởng cho bản thân khi đạt được mục tiêu.

Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp tối đa hóa hiệu suất mà còn giúp giảm căng thẳng, tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Bạn hãy áp dụng các phương pháp này để xây dựng lịch trình hợp lý và nâng cao năng suất của mình nhé! Chúc bạn thành công!