Trong thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển, email được coi là công cụ liên lạc phổ biến nhất trong kinh doanh hiện nay. Tuy nhiên, một hộp thư email sắp xếp không có trật tự có thể là nguyên nhân khiến làm việc trên email kém hiệu quả. 

1. Xóa các email không cần thiết

Một trong những lí do khiến bạn không đủ thời gian giải quyết công việc cần thiết trong ngày là do bị xao nhãng và tốn công đọc những mẩu tin quảng cáo, spam hay thậm chí chỉ là những dòng cảm ơn, lời hứa xác nhận công việc. Vì vậy, hãy căn cứ vào tiêu đề để xác định xem đâu là email công việc cần giải quyết, đâu là email rác để xóa khỏi hộp thư của mình.

2. Hủy bỏ đăng ký nhận email quảng cáo

Một trong những lý do chính khiến hộp thư của bạn trở nên lộn xộn và khó kiểm soát là những email quảng cáo hoặc thông tin xã hội. Hãy hủy bỏ đăng ký nhận mail không cần thiết. Hành động nhỏ này sẽ giúp ích rất nhiều trong việc quản lý email và xử lý email của bạn.

3. Phân nhóm và gắn nhãn cho email

Việc đầu tiên cần làm sau khi đọc tiêu đề và nội dung email chính là phân nhóm và gắn nhãn (tag) cho email đó. Trong Mailbox là danh sách, Gmail là nhãn – tất cả đều nhằm tổ chức thư điện tử một cách có hệ thống. 

Bạn có thể tạo nhóm cho mỗi dự án hoặc phân bổ email theo nhiệm vụ, thời gian cụ thể để thuận tiện tìm kiếm thông tin cần thiết nhanh chóng hơn. Bạn cũng nên đánh dấu mức độ ưu tiên của từng thư mục theo mức độ quan trọng cần xử lý để quản lý email hiệu quả hơn.

4. Lên lịch xử lý và sắp xếp email trong ngày

Việc liên tục ra vào email để phản hồi email là nguyên nhân khiến hiệu suất công việc giảm sút nghiêm trọng. Bởi lẽ khi bạn biết có những email với danh sách công việc dày đặc thì bạn sẽ bị gián đoạn và mất tập trung khi xử lý công việc hiện tại. 

Chính vì vậy, cách tốt nhất là bạn nên dành một khoảng thời gian cố định nào đó mỗi ngày để xử lý email. Sau đó đọc qua danh sách email, lên kế hoạch xử lý rồi mới bắt tay vào làm. 

• Bắt đầu xử lý từ message trên cùng của hòm thư và chỉ chuyển sang cái thứ 2 sau khi đã hoàn thành xong cái đầu tiên. 
• Email nào không thể xử lý ngay phải ngay lập tức đưa vào hộp “chờ xử lý”. 
• Sau đó vào hộp chờ xử lý để thiết lập thứ tự ưu tiên những email quan trọng.

5. Trả lời email ngắn gọn và súc tích

Với hầu hết trường hợp, bạn có thể trả lời thẳng vào vấn đề để tiết kiệm thời gian. Còn nếu email nào yêu cầu một lượng thông tin lớn, tốt nhất bạn nên nhấc điện thoại lên hoặc trao đổi trực tiếp để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Lúc này, bạn sẽ chỉ cần sử dụng email một lần để xác nhận lại các thông tin đã trao đổi.

6. Xử lý những email không quan trọng khi rảnh

Trong list công việc của bạn, có thể phân chia theo thứ tự ưu tiên cho email. Những công việc khẩn cấp, quan trọng nên được bạn ưu tiên xử lý trước. Còn lại, bạn có thể tận dụng vài phút thời gian rảnh rỗi này để xem qua hộp thư. Bạn có thể bắt đầu bằng cách “xử lý” trước những email mà ngay từ tiêu đề có thể biết được không mất nhiều thời gian để xem và trả lời. Như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm một khoảng thời gian không hề nhỏ đâu.

Email là một công cụ giao tiếp chuyên nghiệp, giúp bạn xây dựng một kế hoạch giao tiếp điện tử thông minh và hiệu quả. Trang bị ngay 6 mẹo quản lý email hiệu quả trên để email không trở thành lý do ngăn cản bước tiến thành công của bạn nhé!